Herrenboutique

Mit der Tabellenkalkulation ging nichts mehr

Warenwirtschaft macht sich auch für Agenturen bezahlt

Mit der Eröffnung einer Agentur für Herrenbekleidung hat alles angefangen. Als Michael Britsch sein Unternehmen 1987 in Freiburg gründete, stand die Frage nach einer Warenwirtschaft an letzter Stelle. Britsch, der heute in Düsseldorf sitzt, vertreibt von dort aus Kollektionen italienischer HAKA-Labels wie Pal Zileri, Umberto Bilancioni, Falcaro und Active Cashmere.

Im Jahr 2002 nahm er die Gelegenheit wahr und eröffnete auf 200m² Verkaufsfläche ein Monolabel-Geschäft der Marke Pal Zileri in den Schadow-Akaden. Dort präsentiert er auf drei Etagen Pal Zileri, Sport, Maßkonfektion, Accessoires, Duft, Cerimonia by Pal Zileri und Sartoriale by Pal Zileri. Mit dem Start im Einzelhandel entschied sich Britsch, seine zuvor aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bestehende Warenwirtschaft auf eine professionellere Basis zu stellen.

"Ab diesem Zeitpunkt musste etwas maßgeschneidertes her. Ich wollte eine auf meine Betriebsgröße zugeschnitteneLösung, die sämtliche Aufgabenbereiche des Betriebs abdeckt", so Britsch. Weg mit Excel.

Dazu gehören die Artikel- und Adress- sowie Personalerfassung, die Realisierung von Preiskalkulationen, die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen, die Abbildung von Zu- und Abbuchungen, statistische Auswertunge sowie eine Kassenlösung mit Berichtswesen für den Shop.

"Als Mittelständler mit 4 Vollzeit-Mitarbeitern, einer Halbtagskraft und zwei Aushilfen dachte ich mir, ich schaffe das auch ohne Warenwirtschaftsystem. Aber irgendwann habe ich gemerkt, dass es nur mit Excel nicht mehr geht", sagt Britsch. Die komplexen Anforderungen haben jedoch insbesondere für kleine Unternehmen ihren Preis. Nach längerer Suche entschied sich Britsch für eine Lösung auf Basis der Datenbank Fileworker. Projektpartner bei der Erstellung des Systems war Ralf Schmidtvon Fileworker.de, der sich intensiv mit den Besonderheiten der Geschäftsprozesse einer Handelsagentur beschäftigte.

Dadurch verfügt Britsch heute beispielsweise über die Möglichkeit vier unterschiedliche Kalkulationsmodelle für einen bestimmten Artikel zu fahren. So muss er einen Preis für Importware kalkulieren, einen zweiten Preis für Exportware, einen dritten für Ware, die im Geschäft verkauft wird und einen vierten für Kollektionsverkäufe zu Sonderpreisen. Sonderwünsche. Eine weitere Sonderfunktion wurde durch die unterschiedlichen Größenspiegel notwendig, da Britsch von Anfang an auf eine saubere Bestandführung seines Lagers angewiesen war. Darüber hinaus muss jede Größe nochmals in Untergrößen wie lange Längen, normale Längen, Langarm und Kurzarm unterteilt werden. Die flexibel einzurichtende Datenbanktechnologie ermöglichte die Realisation dieser komplexen Sachverhalte. "Wir sparen ein Vielfaches der früher statischen Arbeitsabläufe", betont Britsch. Die Investition in die Programmierung habe sich "bereits nach einem paar Monaten amortisiert."

So spart Britsch mittels der Datenbank-Lösung fileWorkerPOS bei der Artikelaufnahme enorm viel Zeit. Denn im System wird ein Artikel nur geführt, bis er mittels des Barcodescanners an das System ausgelesen wurde. Das bedeutet, dass permanent neue Artikel aufgenommen werden müssen. Der einst notwendige hohe manuelle Arbeitsaufwand für Britsch und seine Angestellten entfiel mit der Umstellung auf das fileWorkerPOS-System. Heute liest Britsch die Daten über eine Diskette, einen elektronischen Lieferschein oder per E-Mail in die Software ein und kann so Tausende Artikel per Knopfdruck übernehmen. "Eine genaue Kosten-/Nutzen-Analyse ist schwer zu machen", sagt er. Mit der Einführung der Warenwirtschaft, die sich über zwei Monate erstreckte, spart er nach eigenen Angaben jedoch Personalkosten für ein bis zwei Mitarbeiter ein.

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