Werbeagentur

ERP-Einsatz bei einer Werbeagentur

Bei dieser Agentur für Werbung und Gestaltung wurden die für Agenturen typischen betrieblichen Abläufe mit Helium V ERP abgebildet und EDV gestützt erfolgreich eingeführt. Insbesondere sind das die klassischen Prozessabläufe für Dienstleister: Angebots- und Auftragsverwaltung mit Lieferscheindruck und Rechnungslegung. Hinzu kam noch die Bestellabwicklung für Druckdienstleistungen, Media und Werbemittel. Als Basis dienen die Agenturleistungsarten mit kundenspezifischen Preislisten und Kalkulationsmodellen.

Die Besonderheit bei dieser Agentur war, dass die Auftragskalkulation mit Hilfe ein selbst gestrickten Excel-Sheet erfolgte, welches zur Berechnung agenturspezifischer Leistungen inkl. Marken- und Nutzungsrechte herangezogen wurde. Die Lieferschein- und Rechnungsstellung erfolgte dann mit einem Textverarbeitungssystem (MS Word) bzw. Quark Express. Bei allen Arbeitschritten mussten die Dokumentinhalte kopiert oder neu eingegeben werden, was einerseits zu Übertragungsfehlern führte bzw. wurde auch manchmal ein Beleg vergessen (beispielsweise war es ärgerlich, wenn die Eingangsrechnung der Druckerei mit zwei Jahren Verspätung kommt, was man bei einer Bestellverwaltung früher bemerkt hätte).

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Mit Hilfe der integrierten Helium V Lösung kann sowohl die Auftragskalkulation als auch die Erstellung von Bestellungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen effizienter und lückenlos abgebildet werden.

Der integrierte Report-Generator erlaubt es die Dokumentvorlagen mit einem einheitlichen CD zu gestalten und zentral zu verwalten. Als Nebeneffekt kann die Agentur für diese Dokumente auf MS Office Lösungen wie Excel und Word verzichten. Eine weitere Herausforderung war die gewünschte Ziel-Hardware mit dem Betriebssystem Mac OS X. (in der Agentur-Branche gibt es verständlicherweise Vorbehalte gegenüber Windows PCs).

Helium V wurde bei diesem Kunden auf einen iMac installiert. Sowohl Datenbank (PostgreSQL), Anwendungsserver (JBoss) und Client laufen anstandslos.

Zum Thema Amortisation

Durch die integrierte Vor-Buchhaltung und einem DATEV Datei-Export für Konten und Buchungen werden die externen Kosten für die Steuerkanzlei um 35% gesenkt. Die Investition amortisiert sich alleine durch diese Einsparungen bei dieser Agentur in 12 Monaten.

Autor: Hersteller (E-Mail an die Redaktion).
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